パワーポイントで作成することが多いプレゼンテーションや企画書などの資料で、しばしば使われる図表がフローチャートです。
パワーポイントでフローチャートを作るのは、ハードルが高いと感じる方もいることでしょう。実は「図形ツール」または「SmartArt」のどちらかを使うと、フローチャートを手軽に作成できます。
本記事では「図形ツール」「SmartArt」それぞれを用いたフローチャートの作成方法と、見やすく作るためのポイントを解説します。
パワーポイントとフローチャート
フローチャートとは、プロセスの流れや作業手順などを可視化した図表です。サービスの導入方法や製造工程、イベントの進め方などが一目で分かるため、各種資料に幅広く利用されています。
フローチャートはパワーポイントで作成することが多い、プレゼンテーション資料や営業資料でもよく使われる表現方法です。説明や商談でフローチャートを提示すると、複雑な工程や流れを視覚的に整理できるため、見る人の理解を効果的に促せます。
パワーポイントでフローチャートを作成する際は、あらかじめ項目の数と内容、フローを流す方向などを決めておきましょう。いきなりパワーポイントを使うのではなく、紙にイメージを下書きしてから作るのがおすすめです。
パワーポイントの図形フローチャートの作り方
パワーポイントの図形を使ったフローチャートの手順は、以下の通りです。
- 図形を挿入して並べる
- 項目名を入力する
- 図形の書式を設定
- レイアウトをそろえる
- 図形を矢印でつなぐ
本項では、それぞれの手順について解説します。
1. 図形を挿入して並べる
パワーポイントのスライド上に、フローチャートの下書きで書き出した項目と同数の図形を挿入します。フローチャートは図形の大きさが不ぞろいだと統一感が出ないため、図形を1つずつ挿入するよりコピーする方がきれいに整います。
- 「挿入」タブ→「図形」をクリック→四角形など任意の図形を選択
- スライド上でドラッグして任意の大きさに描画
- 描画した図形をCtrlキーを押しながらドラッグし、項目の数だけコピー
- フローチャートの下書きを元に図形を並べる
2. 項目名を入力する
図形がそろったら、それぞれ表示する項目名を入力していきます。
- 入力する図形をダブルクリック→項目名を入力
- 全ての図形に入力を繰り返す
3. 図形の書式を設定
図形に項目名を入力した後は、色やフォントなどの書式を設定します。
- 図形を1つ選択
- 「ホーム」タブ→「フォント」グループで文字のフォントや色などを設定
- 「ホーム」タブ→「段落」グループで文字の配置を設定
- 「図形の書式」タブ→「図形のスタイル」グループで色（塗りつぶし）や枠線などの書式を設定
- 図形を選択した状態で「ホーム」タブ→「書式のコピー/貼り付け」をダブルクリック
- カーソルをスライドに戻し、マウスポインターに刷毛のアイコンがついていることを確認
- この状態のまま、全ての図形を順次クリック（書式がコピーされる）
※図形の形と大きさはコピーされない
4. レイアウトをそろえる
フローチャートは、図形のレイアウトがそろっていないと見えにくかったり、違和感を与えたりします。きっちりと整列させておきましょう。
- Ctrlキーを押しながら整列させたい図形をクリック（複数選択）
- 「ホーム」タブ→「配置」をクリック→プルダウンメニューの「オブジェクトの位置」→「配置」から整列方法を選んで整える
「配置」メニューでうまくいかないときは、図形をドラッグして手動でそろえます。以下の表示機能を使うと、図形同士の位置関係を把握しながら作業できます。
| 機能 | 内容 | 表示方法 |
|---|---|---|
| ガイド | スライドの中央を示す縦横線が表示される | 「表示」タブ→「ガイド」チェックボックスをオン |
| グリッド線 | スライドにマス目が表示される | 「表示」タブ→「グリッド線」チェックボックスをオン |
| スマートガイド | 図形をドラッグして他の図形に近づけると、位置がそろったときにガイド線が出る | デフォルトで表示される 表示されない場合は、 「表示」タブ→「表示」グループ右下の矢印をクリック→「図形の整列時にスマートガイドを表示する」チェックボックスをオン |
5. 図形を矢印でつなぐ
最後に図形間をコネクタ矢印でつなぎます。
- 「挿入」タブ→「図形」をクリック→「線」から矢印を選択
- マウスポインターが十字になったことを確認し、矢印の始点になる図形に近づける
- 図形に表れるグレーの点からドラッグし、接続先の図形の点までドラッグ
※グレーの点同士をつなぐと、図形を移動しても矢印が離れなくなる - 「図形の書式」タブ→「図形のスタイル」グループで矢印の書式を設定
また、コネクタ矢印ではなく、ブロック矢印や三角形でも流れを表現できます。
- 「挿入」タブ→「図形」をクリック→任意のブロック矢印や三角形を選択
- スライド上でドラッグして任意の大きさに描画
- 図形の上部にある回転ハンドル（丸い矢印）をドラッグして回転させる
（Shiftキーを押しながらドラッグすると15度ずつ回転する） - 「図形の書式」タブ→「図形のスタイル」グループで色（塗りつぶし）や枠線などの書式を設定
- 描画した図形をCtrlキーを押しながらドラッグし、必要な数だけコピーして、図形の間に整列するよう配置する
パワーポイントの図形フローチャートを作るコツ
フローチャートをより分かりやすく作るには、いくつかコツがあります。本項では、整ったフローチャートを作るコツを4つ解説します。
- 情報量を絞って整理する
- デザインに一貫性を持たせる
- 縦型と横型のフローチャートを使い分ける
- 重要なポイントを強調する
1. 情報量を絞って整理する
フローチャートは、情報を詰めすぎないことが大切です。余白が少なく窮屈になると、圧迫感が出てしまいます。項目を絞り切れない場合は、フローチャートを2ページに分割するのも効果的です。
図形に入力するテキストは、できるだけ少ない文字数にとどめましょう。フローチャートは項目の詳細ではなく、あくまで流れを説明するための資料です。項目の要素はできれば1単語、長くても数単語で表現するようにします。
2. デザインに一貫性を持たせる
フローチャートのデザインは、使用するフォントや色合いなどを統一して、全体的に一貫性を持たせます。図形ごとにフォントが異なったり、枠線の太さがまちまちだったりすると、見る人の混乱を招きます。
特に複数の図形を使う場合は、それぞれの形に意味を持たせ、そのルールから外れないようにしましょう。以下は図形が持つ意味の一例です。
- 楕円：開始、終了
- 長方形：処理
- ひし形：分岐
3. 縦型と横型のフローチャートを使い分ける
フローチャートには、上から下へ流れる縦型のチャートと、左から右へ流れる横型のチャートがあります。情報量や内容に応じて、縦型と横型を使い分けると効果的です。
| チャートの向き | 使用例 |
|---|---|
| 縦型フローチャート（上から下） | ●手順を示すとき ●複数のフローチャートを比較するとき ●項目の文字数が多いとき |
| 横型フローチャート（左から右） | ●時間の幅を表すとき（図形の間隔に差を付けると所用時間の違いを可視化できる） ●項目の文字数が少ないとき ●全体像を一目で理解させたいとき |
フローチャートは、矢印の逆流や交差を避け、一定方向に流すと分かりやすくなります。
4. 重要なポイントを強調する
フローチャートの中で特に重要な項目は、そこだけ書式を変えると効果的です。以下のような視覚的変化をつけて目立たせましょう。
- 図形の色を変える
- 文字の色を変える・フォントを大きくする・太字にする
- 枠線の色を変える・太くする
ただし、色の使い過ぎには要注意です。全体で文字色＋1～2色の使用にとどめ、色が足りない場合は、濃淡で変化をつけてバリエーションを持たせましょう。
パワーポイントのSmartArtフローチャートを使う
パワーポイントの「SmartArt」は、フローチャートや組織図などの図表を簡単に作成できる機能です。バリエーションも豊富にあり、内容に応じてさまざまなデザインを選べます。特に複雑なフローチャートを作る際におすすめです。
本項では、SmartArtの使い方やフローチャートに適したグラフィック、変更方法を解説します。
- SmartArtの使い方
- フローチャートに適したグラフィック
- SmartArtのグラフィックを変更する
- SmartArtのスタイルを変更する
1. SmartArtの使い方
- 「挿入」タブ→「SmartArt」をクリック
- 作成するフローチャートのグラフィックを選択
- 左側にテキストウインドウ、右側にグラフィックが表示される
- テキスト入力ウインドウに項目名を入力（または図形をクリックして直接入力）
- 「SmartArtのデザイン」タブ→「色の変更」でフローチャート全体の色を選択
あるいは「書式」タブ→「図形の書式設定」作業ウインドウで色や書式を個別に設定
項目が足りない場合は「SmartArtのデザイン」タブ→「図形の追加」をクリックすると増えます。
また、ここでも色の使い過ぎには注意が必要です。図形のフローチャート同様、全体で文字色＋1～2色の使用にとどめ、濃淡で変化をつけましょう。
2. フローチャートに適したグラフィック
SmartArtのグラフィックは、種類が多くそろっています。フローチャートに向いているグラフィックには、次のようなものがあります。
| グラフィック | 説明 |
|---|---|
| 基本ステップ | 基本的な横型フローチャート |
| 縦方向ステップ | 基本的な縦型フローチャート |
| 画像付きプロセス | 画像を入れられる横型フローチャート |
| 矢印と長方形のプロセス | 大きな矢印の上に項目が乗った横型フローチャート。進行や一連のステップを示す |
| 増加矢印のプロセス | 順次の流れと重複した流れを示す横型フローチャート |
| 矢印型ステップ | 矢印に詳細を記入できる横型フローチャート |
| プロセス | 矢羽根型の図形を並べて流れを示した横型フローチャート |
| 縦方向プロセス | 矢羽根型の図形を並べて流れを示した縦型フローチャート |
| 基本蛇行ステップ 改行型蛇行ステップ 円型蛇行ステップ | 流れをジグザグに示すフローチャート |
3. SmartArtのグラフィックを変更する
SmartArtはフローチャートを作った後で、グラフィックのデザインを変えることも可能です。例えば、縦型フローチャートを横型にするなど、柔軟な変更ができます。
- 変更前のフローチャートを選択
- 「SmartArtのデザイン」タブ→「レイアウト」右下にある線がついた下向き矢印をクリック
- 変更したいデザインをクリック
4. SmartArtのスタイルを変更する
SmartArtのスタイルを使うと、フローチャートにグラデーションや光沢、凹凸などの効果を設定できます。
- スタイルを設定するフローチャートを選択
- 「SmartArtのデザイン」タブ→「SmartArtのスタイル」右下にある線がついた下向き矢印をクリック
- 設定したいスタイルをクリック
【まとめ】パワーポイントのフローチャートを使って分かりやすい資料を作成しよう
今回の記事では、パワーポイントの図形を組み合わせたフローチャートの作成方法と、SmartArtで作る方法を解説しました。
図形フローチャートとSmartArtフローチャートには、どちらも一長一短があります。また、人によってどちらがやりやすいかの基準も異なるでしょう。シンプルなフローチャートなら図形を組み合わせ、複雑なときはSmartArtを使うなど、臨機応変に使い分けるのがコツです。
しかし、一目で分かるフローチャートや、見やすいデザインを作るのは難しい作業です。強調する項目が目立ちすぎる、項目名が長くなるなど、ちょっとしたことで頭を抱えるケースもあるでしょう。テンプレートやフローチャート作成ツールも存在しますが、パワーポイント資料の中で使うには、他のスライドとの統一性が求められます。
フローチャートを含むパワーポイント資料をデザイン性高く仕上げたいなら、専門のデザイナーに作成を依頼する選択肢もあります。
株式会社ユニモトが提供している「デザポ」は、プロのグラフィックデザイナーにパワーポイント資料の作成を依頼できるサービスです。
デザポのデザイナーは、専門知識と技術はもちろん、豊富な経験も兼ね備えています。だからこそ、分かりやすくスタイリッシュなフローチャートを含めた、訴求効果の高いパワーポイント資料の提供が可能です。
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