【059】研修資料の作成方法を解説！作成手順や見やすくするポイントをご紹介！

研修資料の作成手順

研修資料の作成は、研修の内容を明確にした後で構成を作成し、内容を肉付けしていきます。まずは、研修資料作成の流れから解説します。

STEP1．研修の目的・テーマを明らかにする

研修資料を作成する際にまず行うべきことは、研修の目的やテーマを明確化することです。最初に目的やテーマを設定することによって方向性が定まり、ゴールがずれるのを防げます。また目的を決めておけば、計画も立てやすくなります。

研修の参加者に何を伝えたいか、研修後にどのような行動をしてもらいたいかなどを明らかにしましょう。

またテーマを設定する際は、研修参加者のニーズを把握しておくことも大切です。ターゲットや参加者に対してヒアリングを行い、要望をくみ取って研修資料の作成に生かしましょう。

STEP2．情報を洗い出して構成を作る

研修の目的やテーマが明確になったら、情報を洗い出し、研修資料の構成を作成しましょう。

収集した情報に根拠や背景を付け加えると、より説得力のある内容の研修資料を作成できます。

研修資料の構成の大まかな流れは、「導入」、「メイントピック」、「結論・まとめ」です。実際の構成はさらに細分化して作成することが多く、以下に挙げる構成例のように、3つの構成要素をさらに細かく分類して、必要となる要素を付け加えます。

表紙には、タイトルの他に研修の日時や研修実施者である講師の氏名のみを記載し、詳しいプロフィールはその後に続く自己紹介に記載します。

講師のメッセージには、研修の内容を踏まえて参加者へ伝えたいメッセージを記載する方がより参加者に想いを伝えられ、モチベーションを高めてもらえることが期待できます。

最後の質疑応答は、目次ページを利用しましょう。参加者が研修全体の内容を振り返りやすくなり、スムーズに質問しやすくなります。

STEP3．図やグラフ、文で構成の中身を作る

最初に作成した構成を元に、研修資料の中身を作成していきます。しかし、文章のみのページは読みにくく、必要な情報が研修参加者にきちんと伝わらないことがあります。

パワーポイントで研修資料を作成する際は、テキスト以外に図やグラフ、イラストやアニメーションなどの視覚効果の高いビジュアル要素も使用可能です。情報をきちんと伝える研修資料に仕上げるには、これらのビジュアル要素も交えて作成しましょう。

どうしても文章でしか伝わらない要素もありますが、図やグラフ、イラストなどに置き換えられるものはできるだけ置き換えてみましょう。文章のみで表現するよりも直感的に理解しやすく、印象に残りやすい資料となります。

STEP4．内容を見直し・修正する

一通り研修資料の作成が完了した後は、必ず内容を見直しましょう。誤字脱字、表記の誤りや情報の正誤などをチェックします。誤っている部分は修正し、図表などビジュアル要素に置き換えられる部分の置き換えなども行います。

一人で研修資料を作成した場合は、第三者にダブルチェックをしてもらうのがおすすめです。自分自身では気付かなかった誤りを見つけてもらえることに加えて、客観的に研修資料をチェックしてもらうことで、内容のブラッシュアップができます。

その他にも、複数名にチェックを依頼する、プリントアウトして紙ベースで確認するなど、見直し方法を工夫して研修資料を完成させましょう。

研修資料を見やすくする8つのポイント

パワーポイントを使って研修資料を作成する際は、以下でご紹介する8つのポイントを押さえると、見やすい研修資料ができるでしょう。

研修資料だけではなく、パワーポイントを使ったプレゼン資料などにも応用できるので、この機会に覚えておきたいポイントです。

1．情報は1スライドに1つだけ

研修資料に限らず、パワーポイントでスライドを作る際は、1スライドに盛り込む情報を原則1つだけに抑えることを徹底しましょう。

スライドには多くの情報を盛り込むことが可能ですが、情報が多過ぎると重要なポイントが曖昧になり、印象に残りにくくなってしまいます。また、同じスライドで長々と説明が続くと、参加者は飽きてしまうでしょう。

1つの情報を複数のスライドに分割しても問題はないので、盛り込みたい情報量が多い場合は複数のスライドに分割して作成しましょう。

2．グラフや図で分かりやすくする

前述したように、パワーポイントでは図やイラストなどのビジュアル要素を使用したスライドが作成できます。文章のみで説明をするよりも、適宜図やイラストなどを活用した方が印象に残りやすく、直感的に理解しやすい内容となります。

パワーポイントではアニメーションも使用できますが、使い過ぎないように注意しましょう。適度に使用する程度であれば問題ありませんが、1枚のスライドにアニメーションを多く使い過ぎていたり、派手なアニメーションを使用していたりすると、スライドの内容が伝わりにくくなってしまいます。

スライドは、あくまでもシンプルなデザインで作成することが重要です。参加者の気をそらしかねないアニメーションを使うよりも、図を複数のスライドに渡って使う方が、ビジュアルを活用したシンプルで伝わりやすいスライドができるでしょう。

3．カラーは3色までにする

使用するカラーは3色までに抑えるのも、パワーポイントのスライド作成の基本です。

目立つカラーを多用すると参加者の目を引きやすいと思われがちですが、目立つ色を複数使ってしまうとどの色が重要な要素なのかが分かりづらく、見た目もゴチャゴチャして視認性が落ちてしまいます。

パワーポイントのスライドに使用するカラーは、多くても3色までにとどめましょう。一般的なカラーは「メインカラー」、強調したい部分に使う「アクセントカラー」、重要度が低い部分に使用する「サブカラー」の3色です。メインカラーは黒色が基本で、アクセントカラーにはメインカラーの補色を使用します。

使用するカラーの割合は、メインカラー70％、アクセントカラー10％、サブカラー20％程度が目安です。

4．カラーのルールを決める

研修資料のスライドに使用するカラーは3色までにとどめることに加えて、スライド内で使うカラーのルールを決めておくこともポイントです。各スライドでバラバラのカラーを使っていては統一感がなく、読みにくくなる要因となります。

視認性の高い研修資料を作るには、見出しや強調する色、注釈など全てのスライドで使用するカラーについて一貫したルールを作成しましょう。

5．各スライドのレイアウトをそろえる

カラーのルールを決めると同時に押さえておきたいのが、スライドのレイアウトをそろえることです。テキストや図、タイトルの位置などもルールを決めてレイアウトをそろえましょう。全てのスライドで共通したルールではなく、テキストのみのスライドや図表のみのスライドなど、スライドの種類ごとにルールを決めてレイアウトをそろえてもいいでしょう。

また、レイアウトをそろえる際は余白を取ることが重要です。余白のないスライドは窮屈な印象で読みにくいので、余白を十分に取ったレイアウトでそろえるのも、見やすい研修資料作成のポイントです。

6．メモを書くスペースを設ける

研修資料を読みながら研修を受講していると、参加者は資料にメモを残したいと考えるでしょう。話を聞きながら研修資料に目を通してメモをすることで、参加者の集中力アップが期待でき、研修の内容の正しい理解につながります。

レイアウトをそろえる際にも述べましたが、スライドはレイアウトをそろえると同時に余白を意識することが重要です。余白はメモを書き込めるスペースにもなるので、レイアウトをそろえる時点で余白を作る、またはメモを書き込めるスペースを別途設けておきましょう。

7．スライドマスターを設定する

パワーポイントでスライドを作成する際に知っておきたいのが、スライドマスターの設定です。スライドマスターとは、全てのスライドのフォントやレイアウトなどを一括で設定できる、パワーポイントの機能です。

スライドマスターを使用すると、スライド1枚ごとに設定する必要なく、統一したデザインの研修資料を作成できます。複数名で研修資料を作る場合も、スライドマスターを使えば作成者によってデザインが変わることを防げるので、スムーズに資料作成ができるでしょう。

スライドマスターは、「表示」タブの「マスター表示」の中にある「スライドマスター」をクリックすると使用できます。クリックすると、左側にスライドのサムネイルが一覧で表示されます。一番上がスライドマスター、その下がレイアウトマスターです。

スライドマスターを変更すると、下のレイアウトマスターにも変更が反映されます。特定のスライドのみ変更したい場合は、各レイアウトマスターを開いて修正すると、そのスライドにだけ変更が反映されます。

8．最後に資料の見直しをする

研修資料の作成手順でも述べましたが、表記や情報の誤りや誤字脱字をなくすためにも、作成後の資料は必ず見直しをしましょう。チェック方法は、前述したプリントアウトして見直す方法に加えて、いったん時間を空けて客観的に見直してみる、研修資料を音読してみるというチェック方法もあります。

作成者自身が見直すことはもちろん、第三者にチェックを依頼して作成者が気付かないミスを見つけてもらうことも有効な手段です。

研修資料が見にくくなる理由

研修資料は、内容次第で見やすさが大きく変わります。最後に、どのような研修資料が参加者にとって見にくくなってしまうのか、その原因を解説します。

参加者にとって難易度が高過ぎる

研修資料の難易度が高過ぎると、参加者にとって見にくくなるばかりか理解度も落ちてしまいます。研修資料の作成者は研修の内容を理解しているため、参加者にとっての資料の難易度が理解できないことがあります。難易度を考慮せずに研修資料を作成してしまうと、伝えたい内容がきちんと伝わりません。

参加者が必要とする情報と研修資料で伝えたい内容に齟齬がある場合も、資料の内容が伝わりにくくなるため、参加者の理解度や必要としている情報を事前に把握し、その内容に合わせた研修資料の作成が求められます。

構成の流れが悪い

研修資料は、全体の流れも重要なポイントです。構成に流れがある研修資料の方が、内容が頭に入りやすく理解度アップが期待できます。

反対に、流れを無視したスライドは情報が頭に入りにくくなるので、研修資料の構成は一貫した流れができるように組み立てるよう意識しましょう。

視認性の悪いデザインになっている

研修資料のデザインも、理解度につながります。さまざまなデザインが使えるパワーポイントは、重要な部分を目立たせたり、アニメーションを活用したりできる機能性の高さが魅力です。しかし、これらの機能を使い過ぎることによって、逆に視認性を下げる恐れがあります。

凝り過ぎたデザインや詰め込み過ぎたテキストは、視認性を下げると共に理解度を下げる原因です。研修資料は内容を正しく伝えることが重要なので、視認性の悪いデザインを避けて適度な情報量とデザインで作成することを心掛けましょう。

まとめ

研修資料を作成する際は、基本的な流れや構成を基に、参加者にとって分かりやすい内容とデザインで作るのが原則です。パワーポイントは研修資料作成に便利なツールですが、多機能であるためにどうしても色やアニメーションに頼りがちです。伝わる資料を作ることを念頭に、今回解説したポイントに沿って資料作成を進めてみましょう。

パワーポイントで研修資料が思うようにできない場合は、プロにお任せしてみましょう。株式会社ユニモトが提供するデザイナーズパワーポイント制作サービス「デザポ」では、豊富な知識と経験を持つプロのデザイナーが作成を担当し、デザイン性の高い伝わるパワーポイント作成を行っています。研修資料作成にも、ぜひご活用ください。