パワーポイントファイルを圧縮する方法は？　圧縮するメリットや注意点も解説！

パワーポイントのスライドを分かりやすくするために、画像や動画、音声などを使うことがあります。しかし、これらのメディアを使うと、テキストのみのスライドよりも視覚的に分かりやすくなりますが、ファイルサイズが大きくなり、取り扱いしづらくなるのが欠点です。

そこで本記事では、パワーポイントファイルを圧縮する方法と圧縮するメリット、圧縮を行う上で知っておきたい注意点を解説します。

パワーポイントファイルを圧縮するメリット

パワーポイントファイルは、大き過ぎるとファイルの取り扱いに支障を来すことがあるため、ファイルを圧縮することで以下のようなメリットが期待できます。

ファイル共有やメールの送信がスムーズになる

画像や動画を多く使用しているパワーポイントファイルは容量が大きくなりがちですが、パワーポイントのファイルサイズが大き過ぎるとファイルが共有しづらくなることがあります。メール添付で共有したい場合、企業によっては添付ファイルのサイズに制限を設けていることがあるからです。

例としてGmailでは添付ファイルのサイズの上限が25MBに設定されています。メールソフトによっては10MBが上限というケースもあります。パワーポイントを圧縮してサイズを小さくすればメール添付で送信でき、ファイル共有もスムーズにすることが可能です。

外部ストレージを利用して共有する場合も、ファイルを圧縮して容量を小さくしていればアップロードとダウンロードがスムーズになります。

パソコン上での動作が快適になる

パワーポイントファイルに限らず、容量の大きいファイルを取り扱うとパソコンに大きな負荷がかかります。パソコンのスペックによってはファイルを開くだけで時間がかかったり、フリーズする可能性もあるため注意しなければなりません。

パワーポイントファイルを圧縮して容量を小さくすれば、ファイルの大きさが原因でパソコンの動作が重くなることを防いで、快適な操作が可能です。

ストレージ容量の節約になる

サイズの大きなファイルは、パソコンの容量を圧迫する要因です。外部ストレージを利用する場合も同様に、大きなサイズのファイルばかりを保存しているとストレージ容量の消費が早くなります。

パワーポイントのファイルも、圧縮してサイズを小さくすればパソコンや外部ストレージの容量を節約でき、より多くのファイル保存が可能です。

パワーポイントのファイルサイズを確認するには？

該当のファイルをパワーポイントで開いている際に確認したい場合は、「ファイル」タブの「情報」をクリックします。画面右側に表示される「プロパティ」の最上段の「サイズ」という項目に、現在開いているパワーポイントファイルのサイズが表示されます。

ファイルサイズは、ファイルを開いていない状態でも確認が可能です。

Windowsの場合はファイルを右クリックして「プロパティ」を選択し、「詳細」タブをクリックすると、ファイルサイズが確認できます。

エクスプローラーでファイルサイズを確認するには、タスクバーの「エクスプローラー」をクリックしましょう。「表示」メニューの「詳細」をクリックすると、現在表示されているパワーポイントファイルの右側にサイズが表示されます。

macOSでもWindowsと同様にファイルを右クリックして「情報を見る」をクリックすると、「一般情報」の下の項目でファイルサイズが確認可能です。

パワーポイントファイルを圧縮する方法

パワーポイントにはさまざまな要素を追加できる反面、その分ファイルサイズも大きくなってしてしまいます。オンラインでパワーポイントファイルをアップロードして圧縮できるWebサイトもありますが、それでもうまく圧縮できない場合は、以下でご紹介するいくつかの方法を試してみましょう。

画像の容量を小さくする

パワーポイントファイルの容量を大きくする原因の一つが、画像です。スライド内で使用する画像を減らせば単純に容量は小さくなりますが、スライドを作る上で画像を削除できないことが多いでしょう。そのような場合は、画像の容量を小さくしましょう。

まずパワーポイントでファイルを開き、画像が使われているスライドを表示します。圧縮したい画像を選択し、「図の形式」タブの「図の圧縮」をクリックすると、「画像の圧縮」ダイアログボックスが表示されます。

特定の画像のみを圧縮するには、この最上部にある「圧縮オプション」の「この画像だけに適用する」にチェックマークを入れましょう。画像をトリミングしている場合は、「図のトリミング部分を削除する」にチェックマークを入れることでトリミングした部分の削除が可能です。スライドに含まれる画像全てを圧縮する場合はチェックマークを外して「OK」をクリックすると、画像の圧縮ができます。

ファイルに含まれる全ての画像を圧縮する場合は、ファイルを保存する際に「名前を付けて保存」を選択しましょう。ダイアログボックス下部の「ツール」をクリックすると、前述の「画像の圧縮」ダイアログボックスが表示されるので、先ほどと同じ手順で「この画像だけに適用する」、必要に応じて「図のトリミング部分を削除する」にチェックマークを入れて「OK」をクリックすると、ファイル全体の画像圧縮が可能です。

動画や音声ファイルを圧縮する

動画や音声ファイルは画像よりも容量が大きく、ファイルのサイズを大きくしてしまう要因になりがちですが、圧縮することでファイルサイズを小さくできます。

「ファイル」タブから「情報」を選択し、最上部にある「メディアの圧縮」をクリックすると、「フルHD」「HD」「標準」の3種類の選択肢が表示されます。フルHDが最も画質が良いですがその分ファイルサイズは大きくなり、「標準」を選択するとファイルサイズを抑えられる一方で画質が悪くなるので、用途に合わせて適切なサイズを選びましょう。

3種類のサイズいずれかを選択すると、動画や音声ファイルの圧縮が始まります。圧縮プロセスが完了したら、画質や音質に問題がないか、ファイルの内容を必ずチェックしましょう。

なお、一度圧縮したファイルは元に戻せないため、圧縮後に別のサイズに変更したい場合に備えて、パワーポイントファイルを複製しておくことをおすすめします。

プレゼンテーションから不要な要素を取り除く

パワーポイントでは、スライドのデザインを構成するスライドレイアウトや、デザインの雛形となるテンプレートの作成が可能です。これらを使用すると効果的なスライドが作れますが、ファイル容量を圧迫する要因にもなります。パワーポイントファイルを圧縮するには、これらの不要な要素を取り除くのも効果的です。

「表示」タブから「スライドマスター」をクリックすると、画面左側にスライドマスターと、その下にレイアウトが表示されます。スライドマスター以下のレイアウトの中に、使用していないものや重複しているものがある場合は削除しましょう。レイアウトを削除するには、該当のレイアウトを右クリックして「レイアウトの削除」をクリックして削除します。

テンプレートを確認するには、「表示」タブの「配布資料マスター」を開くと、パワーポイントファイルに含まれているテンプレートを確認できます。この中に容量が大きいグラフィックや不要な配布資料マスターがある場合も削除しましょう。

アニメーションの使用を減らす

画像やテキストなどに動きを付けられるアニメーションは、スライドの内容を分かりやすく伝えられたり、注目を集められたりする効果があります。しかし、アニメーションを使い過ぎるとファイルが重くなり、アニメーションもスムーズに動かなくなってしまいます。

アニメーションの多用もファイルサイズを大きくする要因の一つなので、アニメーションの使用頻度が多い場合は使用数を減らしましょう。アニメーションそのものの数を減らす、または動く範囲を狭めるだけでもファイルサイズ削減に効果的です。

ファイルをZip形式に変換する

パワーポイントファイルそのものの容量を圧縮する方法として、Zip形式に変換する方法があります。Zip形式のファイルは展開しなければファイルを開けませんが、メールなどで共有する際にファイルサイズを減らせる有効な手段です。

パワーポイントファイルが格納されたフォルダーを開き、パワーポイントファイルを右クリックして表示されるメニューから「送る」を選ぶと、その右側にメニューが表示されます。この中から「圧縮（zip形式）フォルダー」をクリックすると、パワーポイントファイルのZip形式への変換が完了します。

ファイルをPDF形式に変換する

パワーポイントファイルを印刷したい場合、または手軽に共有したい場合に便利な方法が、PDF形式への変換です。スライドに含まれる動画や音声は削除されてしまいますが、その分ファイルサイズを抑えられます。

PDF形式に変換するには、「ファイル」タブから「名前を付けて保存」をクリックしましょう。ファイル名を入力し、「ファイルの種類」のドロップダウンメニューから「PDF（*.pdf）」を選択して「保存」をクリックすると、パワーポイントファイルをPDF形式で保存できます。

複数のファイルに分割する

スライドの枚数が多いことが原因で容量が大きくなっているパワーポイントファイルを圧縮するには、容量を増やす原因となる動画や音声を圧縮する、または削減してみましょう。動画や音声を減らしてもファイルサイズが十分に減らせない場合は、スライドの枚数を減らすのも一つの方法です。パワーポイントには空白のスライドを挟むこともありますが、その数が増えても容量が増えてしまいます。そのため、できるだけ余分なスライドは減らしましょう。

スライドの数を減らしたくないのであれば、ファイルを複数に分割するのも一案です。手動でファイルをコピーし、1つのプレゼンテーションを構成できるよう不要なスライドを削除していくと、1つのパワーポイントファイルを複数のファイルに分割できます。