【057】イベント企画書を仕上げるコツとは？　構成・作成のポイントをご紹介！

イベント成功の第一歩！　企画書を作る意味とは？

イベント企画書の目的は「内容を理解してもらうこと」「承認を得ること」の2点です。相手から承認を得られるよう、分かりやすく、かつ説得力のある内容にすることが重要です。

なお企画書の内容は相手に応じて異なってきます。

例えば社内の上司や経営者に向けて企画書を作成する場合は、企画決定の判断を求める内容となります。また企画に関わる社内のメンバー向けに作成する場合は、イベントの全容や各人の役割などを伝える内容となるでしょう。

社外の支援会社を相手にする場合は、イベントの内容や全体像、目的などを伝えつつ、協賛するメリットも伝えると説得力がある内容になります。

企画書と提案書の違い

企画書と似た資料として「提案書」がありますが、これら2種類は明確に異なるものです。

企画書は、アイデアやプランを具体的に示してメリットを提示し、実行するために作成する計画書のような書類です。何を実施するか、実施スケジュールなども明確に示しているので、すぐに実行できる内容となっています。

これに対し、提案書は課題やニーズを整理した上で、それらを解決するための提案や方法、アイデアなどをまとめたものです。具体的な実行プランが示されていないため、企画書のようにすぐに実行できる内容ではありません。

もし作成した企画書が通らない場合は、提案書と混同して作成している可能性が考えられるので、企画書を作成する際は提案書との違いを明確に理解しておく必要があるでしょう。

なお企画書は、1～2ページ程度のワンシート企画書であればWordを使用するのが一般的です。3ページ以上の企画書は、パワーポイントを使用するとスライドや図表を活用でき、文章のみで伝えることが難しい内容やボリュームの多い内容も分かりやすく伝えられます。

イベント企画書は、後述するように構成要素が多くなるため、パワーポイントでの作成が推奨されます。

イベント企画書の8つの構成要素

イベント企画書には、必要となる8つの構成要素があります。以下で解説する構成要素を盛り込んで作成すれば、相手に内容を正しく伝えられる企画書が作成できるでしょう。

表紙・目次

企画書の表紙には、タイトルやイベント名に加えて、提出先や提出日、作成者を記載します。表紙は企画書を見た際に最初に目に付くページなので、一目でイベントの内容が分かるタイトルとイベントに適したデザインにしましょう。

表紙の次に目次を設定すると、どのような流れで企画書が書かれているのかが分かりやすくなります。見ただけで内容が予想できるような見出しを付けることが大切です。

企画背景

本題に入る前に、企画背景を説明します。なぜイベントを開催するのか、イベントの企画に至った経緯・背景を記載しましょう。社会情勢や市場動向などが関わる内容、トレンドを含めた背景から、イベントの必要性を主張します。

過去に同様のイベントを開催したことがない場合は、特に企画背景を詳細に説明するとよいでしょう。現在抱えている課題から、イベント開催によって達成したいビジョンにつなげられれば、具体的で説得力のある内容となるでしょう。

開催目的・テーマ

イベントによって達成したい目的、テーマを記載します。イベントの企画書の中でも重要な項目の一つといえるでしょう。

イベント開催によって具体的に何を達成したいのか、また目標を達成した際に期待できる効果やメリットも併せて明示します。

過去に開催したことがないイベントの企画書では、前述の企画背景とともにイベント開催の理由を詳しく記載する必要があります。

ターゲット設定

どのようなターゲットを設定するのかによって、イベントの内容は大きく変わります。イベントの集客に関わる部分でもあるため、企画書を作成する際はターゲットのペルソナを詳細に定義することが重要です。年齢や性別、家族構成、勤務先、居住地などをできるだけ細かく設定し、企画書に記載します。

例えば、以下のような内容を記載しましょう。

ターゲットを明確に設定することによってイベントの参加者像も明確になり、イベント内容の決定や運営を最適かつ効率的に進められます。

イベント実施概要

実施概要は、イベントの基本情報となる部分です。日時や場所、規模や参加形式などを記載します。明確な実施概要は、イベント全体を客観的に把握できる情報となります。

イベント企画書の作成段階でまだ実施概要が未確定の場合は、おおよその日程や候補となる会場を記載しましょう。タイムスケジュールまで決定済みであれば、イベント実施概要とともに併記しておくと、イベントの流れを把握しやすくなります。

例えばイベント実施概要は、以下のように記載しましょう。

またタイムスケジュールは、以下のような粒度で作成しましょう。

予算計画

イベントの企画書では、予算計画の明示も必須です。人件費や会場費などイベント開催に必要な項目とそれぞれの項目にかかる費用を記載し、想定される収入と支出それぞれで詳細な計画を立てます。

外部委託する項目がある場合は、あらかじめ見積もりを取って費用を具体的に示せば、提示する予算に根拠を示せます。

実施スケジュール

イベント実施概要で大まかなスケジュールを記載することがありますが、詳細なイベントの実施スケジュールは別途項目を設けて記載しましょう。

実施スケジュールでは、イベントの準備からイベント当日の運営、開催後の事後処理や施策などの予定をまとめます。ここでスケジュールを明確にすることで、イベントに関わる人がスケジュールを把握でき、進捗を管理しやすくなります。

イベント企画書を作成する際のポイント

イベントの企画書を作成する前に、イベントの目的・目標を明らかにしましょう。目的や目標が定まらない状態で企画書の作成を進めていても、方向性が曖昧になり具体性のない内容になりかねません。

目的や目標を具体的に設定することは、関係者の認識や方向性の統一につながります。目的や目標の明確化はイベント成功に直結するポイントといえるでしょう。

肝となるコンテンツは実施可能な状態にする

イベントの目的や目標を明確にした後は、その内容に沿ったコンテンツを決定し、実施可能な状態まで持っていきます。企画書の段階で実施できるかどうかが不明の状態では、イベント開催の可否や進行可否の判断ができません。

例えば講師を招くイベントを企画する場合、講師のスケジュール確保ができていないと、企画そのものを進められるかどうかも曖昧になってしまいます。イベントの企画を進めるためにも、肝となるコンテンツは可能な限り企画書を作成する前に決定し、実施可能な状態にしておくことが理想的です。

効果測定の方法を決めておく

効果測定の方法を決めておき、企画書に明記しておくこともポイントの一つです。

イベントを行った後は、成果を客観的に評価するために効果測定を行います。効果測定を実施することにより、目標の達成度を客観的に評価することが可能となります。また次回以降のイベント開催時の改善点も明確になるでしょう。

外部委託や外部ツールの使用が必要となる測定方法を利用する場合は、見積もりも取っておきましょう。

効果測定の方法を決める際は、具体的な指標を設定します。定量的指標と定性的指標の両方を設定すると、多方面からの評価が可能です。

役割分担を盛り込む

イベントの企画書における役割分担とは、イベントに関わる関係者それぞれの役割を確定しておくことです。企画書を作成する時点で役割分担を決定して明記していれば、イベント準備から実施までの流れがスムーズになります。

また責任の所在や関係者の協力体制も明確になり、統制の取れた組織作りができるでしょう。 イベント企画書に役割分担を記載するには、役割ごとに担当者を具体的に示します。外部のパートナーなどが関わる場合も、協力を得る際の工数や役割を明示しましょう。

無理のない実施スケジュールを組む

イベント会場の手配や登壇者のスケジュール確保、集客など、イベント開催までにはやるべきことが多くあります。無理なスケジュールで進めてしまうと、変更や思わぬトラブルが発生した際に変更が難しくなってしまいます。

そのため、イベントの開催に当たっては無理のないスケジュールを組み、余裕を持って準備を進めましょう。

本来必要な期間に対して2割ほど余裕を持ったスケジュールで進めるのが理想です。例えば2週間を要するタスクであれば、20日間はみておけば安心です。特に重要なタスクは、さらに余裕を持ったスケジュールを立てましょう。

無理のないスケジュールでイベント開催を進めるためにも、イベント企画書そのものも早い段階で作成することが求められます。1年ほど前からイベントの検討をスタートし、半年前には開催概要まで決定できるように進めましょう。

課題を整理して対策を示す

余裕を持ったスケジュールでイベント準備を万全に進めたとしても、イベント直前や当日にトラブルが発生する可能性はあり得ます。入念に準備を進めたからといって、イベント当日に想定される課題やトラブル、リスクを無視すると、当日に想定外のトラブルが発生した際に対処できなくなってしまいます。

そこでイベント企画書を作成する際には、イベントで起こり得る課題やリスクを整理してまとめて、それぞれの対策や解決策を記載しておきましょう。イベントで起こり得る課題やリスクへの施策を提示することで、イベントへの熱意や責任感のアピールにつなげられます。

まとめ

イベントの企画書は、内容を理解してもらうこと、また承認を得ることを目的に作成するものです。

企画書にはイベントを実施するに至った背景やテーマ、ターゲット、成果目標などを盛り込み、分かりやすく説得力のある内容に仕上げることが大切です。

前述の通り、ページ数の多いイベント企画書はパワーポイントで作成するのが基本となります。パワーポイントの機能を上手に活用できない、イメージ通りの企画書が作れないといった場合は、プロにお任せしてみましょう。

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